Wiki-Quellcode von Rechnungen erstellen

Zuletzt geändert von Administrator am 2014/12/22 13:18
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Zeilennummern verstecken
   1: <h2>
   2: 
   3: Rechnungen erzeugen
   4: 
   5: </h2>
   6: 
   7: Nachdem Zinszeilen erzeugt worden sind, können Rechnungsobjekte zu den jeweiligen Mieteinheiten generiert werden. Die Bezeichnung ~~Rechnungsobjekt~~ deutet dabei an, dass es sich noch nicht um Rechnungsdokumente (also PDFs), sondern um Objekte im ICRS handelt, die allerdings schon alle Daten beinhalten, die dafür notwendig sind, um Rechnungsdokumente zu erstellen.
   8: 
   9: Um Rechnungen zu erzeugen, muß ein sogennanter Rechungslauf (Bill run) gestartet werden, der unter dem Menüpunkt ~~**PM Modules* *> Billing > Bill run (rent) bzw.* *PM Modules* *>**~~ *~~Billing > Bill run (let~~*), je nach dem, ob man Rechnungen für Anmietungen oder Vermietungen erstellen will, zu finden ist:
  10: 
  11: \\
  12: {table}
  13: {image:bill-run-rent.png|200|800|left} \\ 
  14:  Menüpunkt Bill run (rent)\\ 
  15: {table}
  16: \\
  17: 
  18: <!--&#91;if gte mso 9&#93;><xml>
  19:  <o:OfficeDocumentSettings>
  20:   <o:AllowPNG/>
  21:  </o:OfficeDocumentSettings>
  22: </xml><!&#91;endif&#93;-->
  23: <!--&#91;if gte mso 9&#93;><xml>
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  64: 
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 150: 
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 357: 
 358: Nach Klick auf einen der beiden Menüpunkte und Bestätigung
 359: des folgenden Dialogfensters mit ~~OK~~ erscheint eine weitere Auswahl, die für
 360: 
 361: beide Menüpunkte fast identisch ist, bis auf den Unterschied, dass bei ~~Bill run(let)~~ zusätzlich noch der Filter <em><strong>Status
 362: Rental unit</strong></em> mit dem Wert ~~*Owned*~~ vorausgewählt ist. Das Buchhaltungssystem, für das die Rechnungen erstellt
 363: 
 364: werden sollen, kann oberhalb der Filter-Auswahl in der Select-Box *Accounting system* gewählt werden. Die
 365: Periode, für die Rechnungen erstellt werden soll, wird mit Hilfe der
 366: Monats-/Jahr-Selektoren ~~*Begin*~~ und ~~*End*~~ bestimmt. Damit für diese Periode
 367: Rechnungen erzeugt werden, muß es Zinszeilen in dieser Periode geben, für die *NOCH KEINE* Rechnungen erzeugt worden
 368: sind. Gibt es schon Rechnungen für Zinszeilen dieser Periode, werden nur für
 369: jene Zinszeilen Rechnungen erzeugt, für die es noch keine Rechnungen gibt, oder
 370: gar keine Rechnungen, wenn schon für alle Zinszeilen der Periode Rechnungen
 371: generiert worden sind. Nach Klick auf ~~Show~~ wird eine Liste aller
 372: Rechnungen angezeigt, die auf Grund der getroffenen Auswahl erzeugt werden
 373: würden.
 374: 
 375: \\
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 725: 
 726: Für die Auswahl- und Export-Möglichkeiten in der Tabelle
 727: gilt dasselbe, wie schon unter {style:type=span|color=#548dd4}Vorschreibungen erzeugen{style} beschrieben. Die Spalten *Info* und *Description* zeigen an, ob es bei einer Rechnung einen Problem gibt oder ob die Rechnung erzeugt werden kann. Im Fehlerfall ist in der Spalte *Info* das Symbol  {image:symbol-1.png|20|20|middle}   zu
 728: 
 729: sehen, sonst wird das Icon  {image:info-fehler_icon.png|20|20|middle}   angezeigt. Im Fehlerfall erscheint in der
 730: Spalte Description das Symbol  {image:fehlerfall_icon.png|20|20|middle} , der genaue Fehler ist als tooltip zu sehen,
 731: 
 732: wenn man mit dem Mauszeiger über dieses Symbol fährt. Für fehlerfreie Zeilen
 733: wird der Text *TO BE CREATED* in der
 734: Spalte Description angezeigt.
 735: \\
 736: \\
 737: {table}
 738: {image:vorauswahl.png|600|800|left} \\ 
 739:  Vorauswahl bei der Rechnungserzeugung\\ 
 740: {table}\\
 741: 
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1081: 
1082: Nach Klick
1083: auf Start invoice run wird der Rechnungslauf gestartet. Wird das gemacht,
1084: obwohl in Zeilen Fehler gemeldet wurden, werden nur jene Rechnungen erzeugt, zu
1085: denen keine Fehler angezeigt worden sind. Datenfehler in der Mieteinheit können
1086: auch nachträglich korrigiert werden, es kann ein neuerlicher Rechnungslauf
1087: gestartet werden, nachdem nochmals Vorschreibungen (zumindest für die
1088: fehlerhaften Mieteinheiten) generiert wurden, der dann nur jene Rechnungen
1089: erzeugt, die beim vorigen Lauf auf Grund von Fehlern ausgelassen wurden. Im fehlerfreien
1090: Fall werden für alle in der Vorschau angezeigten Zeilen Rechnungen erzeugt.
1091: Dies geschieht im Hintergrund, es kann also während der Erzeugung mit ICRS
1092: weitergearbeitet werden.
1093: 
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1436: 
1437: Die
1438: erzeugten Rechnungen können dann unter dem Menüpunkt *PM Modules* {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style}
1439: Billing {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style}
1440: Invoices list betrachtet werden (siehe Abb. 7). Die angezeigte Liste ist ein
1441: ICRS-typisches Grid und stellt alle davon gewohnten Such- und
1442: Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sollte es beim Erstellen einer Rechnung zu
1443: einem Fehler gekommen sein, ist das in der Liste anhand des Wertes *error* in der Spalte
1444: 
1445: \\
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1449: {table}
1450: {image:vorschau.jpg|500|800|left}  
1451:  Vorschau rechnungslauf\\ 
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1793: 
1794: Status zu
1795: erkennen, im fehlerfreien Fall wird hier *confirmed*
1796: angezeigt.
1797: 
1798: Um eine
1799: Rechnung zu betrachten, klickt man auf den grünen Pfeil der gewünschten
1800: Rechnung (siehe Abb. 8) am linken Rand der Tabelle. Daraufhin werden die
1801: Details der Rechnung angezeigt (siehe Abb. 9), die Nummer links oberhalb der
1802: Rechnungsdetaills ist die Rechnungsnummer. Die Detailan-sicht der Rechnung
1803: stellt zwei Reiter zur Verfügung, *Invoice*
1804: und *Invoice items*, wobei *Invoice* die Standardansicht ist, wenn
1805: man eine Rechnung betrachtet. Die Rechnungsdetails beinhalten unter  Anderem
1806: 
1807: Links auf die Mieteinheit (<strong>Contract/Rental
1808: Unit</strong>), den Mieter/Vermieter (*Tenant/Lessor*),
1809: 
1810: \\
1811: \\
1812: \\
1813: \\
1814: {table}
1815: {image:menue-invoices.png|200|800|left} \\ 
1816:  Menüpunkt Invoices list \\ 
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1818: \\
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1820: {image:xliste-rechnungen.jpg|400|800|left}  
1821:  Liste der erzeugten Rechnungen\\ 
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1823: \\
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1825: {image:Rechnungsdetails.png|700|800|left} \\ 
1826:  Rechnungsdetails
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2168: 
2169: die
2170: Zinszeile, die Basis für diese Rechnung ist (*Rent-roll*), u.U. eine Einzelzahlung, für die diese Rechnung erzeugt
2171: wurde (*Payment*), und auf das
2172: 
2173: Buchhaltungssystem/den Mandanten (<strong>Accounting
2174: System</strong>), für das/den diese Rechnung generiert wurde. Falls diese Rechnung
2175: 
2176: storniert wurde, wird die zugehörige Zinszeile/Einzelzahlung unter *Rent-roll cancelled*/*Payment* cancelled angezeigt. Bei der
2177: automatisch erzeugten Storno-Rechnung wird dann unter *Original invoice* auf die stornierte Rechnung verwiesen (Storno
2178: siehe unten).
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2520: Neben den
2521: Rechnungsdetails im Reiter *Invoice*
2522: werden unter dem Reiter *Invoice items*
2523: die einzelnen Positionen der Rechnung (=Rechnungsposten) angezeigt. Auch hier
2524: stehen wieder die grid-typischen Auswahl-/Filter-Möglichkeiten zur Verfügung.
2525: Alle Rechnungsposten aller Rechnungen können auch unter dem Menüpunkt *PM Modules* {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} Billing {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} Invoice items list
2526: betrachtet werden.
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2863: 
2864: Oberhalb der
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3208: 
3209: Das PDF-Icon  {image:pdf_icon.png|20|20|middle}   dient dazu, zu der betrachteten Rechnung ein PDF zu erstellen, das bei der jeweiligen Rechnung gespeichert wird. Dieses PDF
3210: wird nicht an den Drucker geschickt, sondern nur bei der Rechnung abgelegt. Das Symbol  {image:text_icon.png|20|20|middle}  hat dieselbe Funktion, mit dem Unterschied, dass das Dokument zusätzlich in einen Druckerordner geschrieben wird, von wo
3211: 
3212: aus die Dokumente automatisiert an den Drucker geschickt werden.
3213: 
3214: Das Icon  {image:storno_icon.png|20|20|middle}  wird zum Stornieren einer Rechnung verwendet.
3215: 
3216: Beim Storno wird die betrachtete Rechnung auf den Status STORNIERT gesetzt, die
3217: zugehörigen Zinszeilen/Einzelzahlungen scheinen nicht mehr unter *Rent-Roll/Payment*, sondern unter *Rent-roll cancelled/Payment cancelled* auf,
3218: und es wird automatisch ein Storno-Rechnungsobjekt erstellt, das die gleichen
3219: Daten enthält wie die Originalrechnung, allerdings mit Beträgen mit umgekehrtem
3220: 
3221: Vorzeichen. Außerdem steht im Feld <strong>Original
3222: invoice</strong> ein Link auf die Rechnung, die storniert wurde. Die Felder *Rent-roll/Payment* sind bei der
3223: 
3224: Storno-Rechnung nicht mehr befüllt, da sich eine stornierte Rechnung ja auf
3225: keine gültige
3226: \\
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3229:  Rechnungsposten
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3576: Storno-Rechnung kann auch abermals storniert werden, im Gegensatz zu einer
3577: bereits stornierten Rechnung.
3578: Wenn eine Rechnung storniert wird, sollte man darauf achten, anschließend die zugehörigen Zinszeilen/Zahlungen zu korrigieren oder ganz zu löschen. Anderenfalls werden im nächsten Rechnungslauf wieder Rechnungen für diese ungeänderten Zinszeilen/Zahlungen erzeugt.
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4264: 
4265: Nachdem Rechnungen erzeugt wurden, kann ein Buchungslauf
4266: durchgeführt werden, um die Dateien mit den Buchungszeilen zu generieren, die
4267: ins SAP importiert werden können. Durch Auswahl des Menüpunktes *PM Modules* {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} Billing {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} Accounting run (siehe
4268: Abb. 11) erscheint eine Maske, in der die Liste der zu verarbeitenden
4269: Rechnungen weiter eingeschränkt werden kann.
4270: 
4271: \\
4272: \\
4273: {table}
4274: {image:menuepunkt-accounting.png|200|800|left} \\ 
4275:  Menüpunkt Accounting run \\ 
4276: {table}
4277: \\
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4618: 
4619: Zuerst
4620: 
4621: müssen das Buchungsdatum (<strong>Accounting
4622: date</strong>) und unter *Accounting system*
4623: 
4624: das Buchhaltungssystem ausgewählt werden, für das die Buchungszeilen erstellt
4625: werden sollen.
4626: 
4627: Die Filter
4628: können wieder verwendet werden, um weitere Einschränkungen vorzunehmen. Wird
4629: nicht weiter eingeschränkt, werden alle Rechnungen verarbeitet, die über die
4630: Org.ID am Mieter/Vermieter der Rechnung mit dem ausgewählten Buchhaltungssystem
4631: zusammenhängen.
4632: 
4633: \\
4634: \\
4635: {table}
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4637:  Vorauswahl beim Buchungslauf\\ 
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4979: <!&#91;endif&#93;-->
4980: 
4981: Nach Klick
4982: auf  ~~Preview~~ wird eine Liste mit den zu verarbeitenden
4983: Rechnungsposten aller in die Auswahl fallenden Rechnungen angezeigt. Sollte es
4984: bei den Daten Probleme oder Fehler geben, werden diese links oberhalb der Liste
4985: angezeigt. Die Liste kann analog zur Vorschreibung/dem Rechnungslauf ~~sortiert/eingeschränkt/exportiert~~
4986: werden. Nach Klick auf ~~Execute accounting run~~ werden die
4987: Buchungszeilen erstellt und in die Buchungsdateien geschrieben. Je nachdem, ob
4988: es für Kreditoren (accounts payable) und/oder Debitoren (accounts receiveable)
4989: Daten gibt, wird/werden beim Buchungslauf eine oder zwei Datei(en) erzeugt. Die
4990: Dateien stehen entweder über einen/zwei Link(s) unterhalb der nochmals
4991: erscheinenden Übersicht nach dem Buchungslauf zum Download bereit, oder werden
4992: über den Menüpunkt *PM Modules* {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} Billing {style:type=span|font-family=Wingdings}à{style} SAP Export Batches zur
4993: Verfü-gung gestellt.
4994: 
4995: \\
4996: \\
4997: \\
4998: {table}
4999: {image:sap-export.png|200|800|left} \\ 
5000:  Menüpunkt SAP-Export Batches \\ 
5001: {table}
5002: \\
5003: \\
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5340: 	mso-fareast-language:EN-US;}
5341: 
5342: </style>
5343: <!&#91;endif&#93;-->
5344: 
5345: Nach Auswahl
5346: erscheint eine Liste mit allen bisher erstellen SAP Export Batches. Bei diesen
5347: handelt es sich um Objekte im ICRS, die jeweils für AP (accounts payable,
5348: Kreditoren) und AR
5349: 
5350: (accounts
5351: receiveable, Debitoren) eine laufende Nummer haben und die Datei mit den
5352: Buchungszeilen enthalten. Diese Export Batches werden vom Buchungslauf
5353: automatisch erstellt, numeriert und mit der jeweiligen Buchungsdatei befüllt.
5354: Die Datei kann entweder über den Link {style:type=span|color=red}download {style}im
5355: ICRS-grid runtergeladen werden, oder, nach Klick auf den grünen View-Button im
5356: Feld Batchfile, mit Klick auf das Disketten-Symbol oder den Link daneben
5357: gespeichert werden.
5358: 
5359: \\
5360: \\
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5362: *Sie haben noch eine Frage?* Hinterlassen Sie Ihre Frage an das metamagix Support-Team einfach als Kommentar auf dieser Seite.